Accueillir un(e) apprenti(e) secrétaire médical(e) au cabinet : démarches, planning et tutorat
Vous avez décidé de former votre future secrétaire par l'apprentissage ? Ce guide pratique vous accompagne pas à pas : les démarches dans l'ordre, le planning du contrat jusqu'à l'examen, le rôle du maître d'apprentissage et les missions à confier au fil des mois.
En pratique. Un(e) apprenti(e) qui prépare le titre SAMA passe 4 jours par semaine (28 heures) dans votre structure et 1 jour en cours à Strasbourg, pendant 16 mois. Côté démarches : un contrat d'apprentissage (Cerfa), sa transmission à votre OPCO dans les 5 jours ouvrables, les formalités d'embauche habituelles, et la désignation d'un maître d'apprentissage. Le coût, les aides et le formulaire de recrutement sont sur notre espace employeurs.
Avant de vous lancer : quatre questions à vous poser
- Qui encadrera l'apprenti(e) au quotidien ? Vous-même, votre secrétaire en poste ou un(e) autre salarié(e) : cette personne sera le maître d'apprentissage (conditions plus bas).
- Quel poste de travail ? Un bureau, un accès au logiciel de gestion du cabinet et au téléphone, des identifiants personnels.
- Quelles plages d'accueil lui confier ? Le rythme d'une journée de cours par semaine suppose d'organiser le secrétariat ce jour-là.
- Quand démarrer ? Deux rentrées par an, en mars et en septembre : le contrat peut commencer jusqu'à 3 mois avant la rentrée.
Le planning du contrat, de la signature à l'examen
| Moment | Ce qui se passe | Qui s'en occupe |
|---|---|---|
| Jusqu'à 3 mois avant la rentrée | Début possible du contrat d'apprentissage | Vous et l'apprenti(e) |
| Avant la prise de poste | Déclaration préalable à l'embauche | Vous |
| À la signature | Contrat d'apprentissage (Cerfa) : rémunération, maître d'apprentissage, dates | Vous et l'apprenti(e), avec notre aide |
| Dans les 5 jours ouvrables suivant le début du contrat | Transmission du contrat à votre OPCO, qui finance la formation | Vous ; nous vous accompagnons pour la convention de formation |
| Pendant les 45 premiers jours de présence en entreprise | Période d'essai | Vous |
| Dans les 2 mois suivant l'embauche | Visite d'information et de prévention (médecine du travail) | Vous |
| Rentrée de septembre ou de mars | Début des cours, une journée par semaine | Exactétudes |
| Jusqu'à 1 mois après la rentrée | Dernière limite d'entrée en formation | Exactétudes |
| Juste avant l'examen | 5 jours ouvrables de congé pour préparer les épreuves | Vous accordez le congé |
| Janvier 2028 (session de septembre 2026) ou juillet 2028 (session de mars 2027) | Examen du titre SAMA devant un jury de professionnels | L'apprenti(e) |
Durées et délais : Code du travail et service-public.gouv.fr (voir les sources). Calendrier des sessions : Exactétudes.
Les démarches, dans l'ordre
- Transmettez-nous votre besoin : nous le diffusons parmi nos offres en apprentissage.
- Recevez les candidat(e)s en entretien et choisissez votre apprenti(e). Tou(te)s passent un test de français lors de leur admission chez Exactétudes.
- Remplissez le contrat d'apprentissage (Cerfa dédié), en indiquant la rémunération et le maître d'apprentissage.
- Transmettez-le à votre OPCO dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début du contrat. L'OPCO prend en charge le coût de la formation : il n'y a pas de reste à charge.
- Effectuez les formalités d'embauche habituelles : déclaration préalable à l'embauche, puis visite d'information et de prévention.
Le tutorat : le rôle du maître d'apprentissage
Qui peut l'être ?
Vous-même ou un(e) salarié(e) de votre structure, par exemple votre secrétaire en poste. Sauf accord de branche plus favorable, il ou elle doit, selon l'article R. 6223-22 du Code du travail :
- être titulaire d'un diplôme ou d'un titre du même domaine professionnel et d'un niveau au moins équivalent à celui préparé, et justifier d'un an d'expérience en rapport avec la qualification visée ;
- ou justifier de deux ans d'expérience en rapport avec la qualification préparée.
Il ou elle doit être majeur(e) et offrir toutes garanties de moralité.
Que fait-il ou elle au quotidien ?
- Accueillir l'apprenti(e) et lui présenter l'équipe, les locaux, les règles du cabinet.
- Lui confier des missions progressives, en lien avec les deux blocs du titre.
- Faire un point régulier : ce qui est acquis, ce qui reste à travailler.
- Échanger avec l'équipe pédagogique d'Exactétudes, notamment si une difficulté apparaît.
Quelles missions confier, et dans quel ordre ?
Les missions doivent correspondre aux deux blocs de compétences du titre SAMA. Une progression possible, à adapter à votre organisation :
Les premières semaines : observer et prendre en main. Découverte du logiciel de gestion du cabinet, de l'agenda des soignants, des règles de confidentialité ; accueil en binôme.
Les mois suivants : l'accueil et l'administratif (bloc 1). Accueil physique et téléphonique, prise et gestion des rendez-vous, vérification des droits, facturation, courrier. L'apprenti(e) peut gérer seul(e) l'accueil sur des plages définies.
Ensuite : le suivi du patient (bloc 2). Création et mise à jour des dossiers, frappe et mise en forme des comptes rendus, courriers aux confrères, liens avec les laboratoires et l'hôpital.
Le secret professionnel s'applique à l'apprenti(e) comme à tout le personnel d'une structure de santé ; la confidentialité est travaillée dès le début de la formation.
Les questions que se posent les médecins
Mon cabinet est petit : est-ce raisonnable ? Oui, si quelqu'un peut encadrer l'apprenti(e) au quotidien et si l'activité justifie un poste de secrétariat.
Et si cela ne se passe pas bien ? Parlez-nous-en tôt : l'équipe pédagogique peut intervenir. La rupture du contrat obéit à des règles précises, différentes pendant et après la période d'essai.
Combien cela va-t-il me coûter ? La formation est financée par votre OPCO. Vous versez le salaire, fixé en pourcentage du SMIC selon l'âge, et pouvez bénéficier d'une aide de l'État la 1re année : 5 000 € pour une entreprise de moins de 250 salariés (aide unique, sans condition de date de conclusion ou de début du contrat), selon entreprendre.service-public.gouv.fr (vérifié le 22 juillet 2026). Le détail du coût et des aides est sur notre espace employeurs, et la grille de salaire complète dans notre article salaire de l'apprenti(e) en 2026.
Recruter avec Exactétudes
Exactétudes forme des secrétaires médicaux en apprentissage à Strasbourg et s'appuie sur plus de 20 ans d'accompagnement de jeunes vers les métiers de la santé. Transmettez-nous votre besoin sur notre espace employeurs, ou appelez-nous au 03 88 37 56 56 (du lundi au vendredi, 8 h-12 h et 14 h-17 h). Le programme suivi par votre futur(e) apprenti(e) est détaillé sur la page formation secrétaire médicale en alternance à Strasbourg.
Sources
- Code du travail, article R. 6223-22 (compétences du maître d'apprentissage).
- Service-public.gouv.fr, Contrat d'apprentissage et rémunération de l'apprenti (vérifiée le 8 septembre 2026) : période d'essai, transmission à l'OPCO, visite d'information et de prévention, congé avant l'examen.
- Entreprendre.service-public.gouv.fr, Aides à l'embauche en contrat d'apprentissage (vérifié le 22 juillet 2026).
- Portail de l'alternance : alternance.emploi.gouv.fr.