L’intégration croissante de la technologie dans le secteur des soins de santé, a entraîné des changements importants dans diverses professions.
Comme celle de secrétaire médical. Traditionnellement axée sur les tâches administratives, cette fonction a évolué et s’est modernisée pour répondre aux exigences du numérique. Voici tout ce que vous devez savoir sur l’impact de la technologie sur ce métier.
Les compétences et les qualités requises pour exercer en tant que secrétaire médical
Les secrétaires médicaux jouent un rôle crucial dans le fonctionnement quotidien des hôpitaux, des cabinets médicaux et des cliniques.
Ils sont chargés de : la gestion des tâches administratives et organisationnelles, de l’accueil et du suivi des malades et de la correspondance avec les autres membres du personnel.
Mais aussi d’accueillir et orienter les patients, gérer les dossiers médicaux, les démarches administratives relatives aux consultations et aux hospitalisations, collaborer avec l’équipe soignante, maîtriser les outils technologiques et informatiques propres au domaine médical sont autant de compétences clés nécessaires à l’exercice de cette fonction.
Pour exceller en tant que secrétaire médical, les qualités essentielles sont la discrétion, un sens aigu de l’organisation et des relations interpersonnelles, ainsi que la capacité à s’adapter efficacement aux nouvelles technologies.
Une profession en plein changement
Le travail de secrétaire médical est depuis longtemps une pierre angulaire du secteur de la santé. Historiquement axé sur des tâches manuelles et administratives telles que la gestion des dossiers papier et la prise de rendez-vous par téléphone.
Ce métier vital évolue aujourd’hui avec l’ère du digital.
Avec l’avènement des technologies de l’information et des logiciels médicaux spécialisés, de nombreuses tâches ont été automatisées.
Si le passage aux outils numériques a indéniablement rationalisé les responsabilités quotidiennes, il a aussi souligné l’importance pour ces professionnels d’acquérir de nouvelles compétences numériques. De nos jours, la maîtrise de la technologie est tout aussi essentielle que de solides dispositions interpersonnelles et organisationnelles.
L’évolution des fonctions du secrétaire médical
Avant la révolution numérique, les principales responsabilités d’une secrétaire médicale se résumaient à des tâches administratives et manuelles. La routine quotidienne consistait à prendre des rendez-vous par téléphone, à transcrire à la main des rapports médicaux, à organiser des dossiers papiers volumineux et à archiver méticuleusement les informations relatives aux patients.
La communication avec les pharmacies et les laboratoires se faisait principalement par courrier ou par fax. En outre, la facturation nécessitait une gestion minutieuse des documents physiques afin d’en garantir l’exactitude.
De nos jours, à l’ère du numérique, les outils et les méthodes utilisés par ces secrétaires ont considérablement évolué. Ces professionnels s’appuient désormais sur des systèmes de réservation en ligne pour gérer efficacement les rendez-vous et ont accès aux dossiers médicaux électroniques pour récupérer instantanément les données des patients.
De plus, l’échange avec les pharmacies et les laboratoires se fait par des plateformes numériques. Les processus de facturations ont aussi été rationalisés grâce à l’automatisation, d’où l’importance pour les secrétaires médicaux de maîtriser les logiciels spécialisés.
Malgré ces avancées technologiques, ces experts continuent de jouer un rôle essentiel en tant qu’intermédiaires entre les médecins et les patients. Ils doivent dorénavant être très à l’aise et maîtriser les nouvelles technologies, en plus de leurs compétences interpersonnelles.
Le métier de secrétaire médicale à l’ère du numérique
Avec l’introduction des nouvelles technologies, le rôle de ces secrétaires s’est considérablement transformé. De la simple dactylographie et de la gestion du courrier et des messages, les secrétaires du milieu médical possèdent aujourd’hui des compétences diversifiées et sont capables de gérer un large éventail de tâches à l’aide d’outils numériques.
Le traitement de texte, les logiciels de gestion, les plateformes de médias sociaux et les outils de communication en ligne ont tous eu un impact profond sur les tâches et les responsabilités de ces professionnels. Ces utilitaires améliorent non seulement l’efficacité, mais leur permettent aussi d’élargir leur champ d’action.
Les progrès technologiques ont également ouvert la voie aux secrétaires indépendantes. Grâce à Internet, elles peuvent désormais travailler à distance, ce qui leur offre un niveau de flexibilité jusqu’alors inconnu dans la profession de secrétaire médical.
Contrairement aux attentes d’il y a une trentaine d’années, l’introduction des ordinateurs, des logiciels de bureautique et des systèmes de gestion des documents n’a pas entraîné une diminution de la charge de travail ou l’extinction de ce métier.
Si certaines tâches ont pu être automatisées ou accélérées, Internet n’a pas nécessairement simplifié ou réduit la complexité du travail de bureau. Au contraire, la nature du travail a évolué, obligeant le personnel de soutien administratif à s’adapter en permanence à de nouveaux défis.
L’intelligence artificielle, la nouvelle alliée du secrétaire médical
L’IA joue un rôle crucial dans les activités quotidiennes de ces secrétaires en automatisant diverses tâches répétitives, ce qui leur permet de se concentrer sur des responsabilités plus stratégiques.
Grâce à cette technologie, ils peuvent rationaliser des activités telles que la planification des rendez-vous, l’organisation des courriels et la rédaction de courriers. Plutôt que de constituer une menace pour la sécurité de l’emploi, l’intelligence artificielle offre la possibilité d’améliorer la productivité et l’adaptabilité du travail de secrétaire médical.
Ce professionnel ne se limite plus à des tâches de sténographie et de dactylographie, mais joue désormais un rôle crucial dans la création de modèles de documents, la gestion de tableaux de bord, l’organisation de dossiers des clients, l’accueil des patients, etc.
L’adoption des nouvelles technologies a conduit à l’émergence de formations destinées à accompagner les secrétaires médicales dans cette transition numérique, en mettant l’accent sur la nécessité de s’adapter et de monter en compétences.
L’impact des nouvelles technologies sur le métier de secrétaire médical
L’avancée et l’importance croissante des nouvelles technologies entraînent des transformations essentielles dans les méthodes de travail personnelles et professionnelles, qui sont devenues entièrement informatisées.
L’aspect bureautique est à cet égard d’application universelle, puisqu’elle nécessite l’utilisation des mêmes outils et logiciels que ceux utilisés à la maison. On cite notamment la suite de Microsoft Office, mais aussi Photoshop, Illustrator, etc.
Les secrétaires médicaux doivent maîtriser certains de ces outils et logiciels. Leur rôle est devenu inévitablement plus engageant et le niveau de responsabilité s’est accru.
Auparavant, ces professionnels étaient simplement chargés d’exécuter les ordres, mais au fil du temps, ils sont devenus polyvalents et les employeurs attendent d’eux qu’ils prennent des initiatives.
Toutefois, bien qu’il dispose d’un éventail de compétences plus large que les secrétaires d’autrefois, le secrétaire médical d’aujourd’hui doit toujours répondre aux appels téléphoniques, gérer le courrier, interagir avec les patients et produire des rapports de bonne qualité.
Son habileté à accomplir des tâches telles que la coordination et l’organisation d’une équipe est soutenue par la formation qu’il reçoit avant d’entrer sur le marché du travail.
Des outils numériques au centre du métier
L’utilisation des DME (dossiers médicaux électroniques) est répandue dans la majorité des hôpitaux et des cabinets médicaux. Cela nécessite une maîtrise accrue des outils numériques et la capacité de naviguer efficacement dans ces systèmes et de les superviser.
En outre, l’avènement de la prise de rendez-vous en ligne, de la gestion électronique des ordonnances et de la téléconsultation a considérablement transformé le rôle professionnel des secrétaires médicales.
L’importance de se former
Face à l’apparition des nouvelles technologies, il est devenu essentiel pour les secrétaires médicales de se former et de s’adapter. Elles doivent non seulement acquérir de nouvelles aptitudes techniques, mais aussi apprendre à utiliser de façon intelligente ces outils pour améliorer leur productivité.
De nombreuses institutions de formation proposent désormais des cours spécialisés axés sur la maîtrise de nouvelles techniques de l’information et de la communication. Ces cours concis et pratiques permettent aux secrétaires de développer rapidement les compétences requises pour utiliser efficacement ces nouveaux outils.
Parallèlement, des organismes de recherche soulignent l’importance de l’adaptabilité dans le paysage professionnel actuel. Dans un monde où la technologie est en constante évolution, la possibilité d’apprendre et de s’adapter en permanence à de nouvelles méthodes de travail est devenue un avantage crucial.
En fait, plutôt que de rendre ce métier obsolète, les nouvelles techniques l’ont considérablement remodelé. Elles ont amélioré l’efficacité et la flexibilité des secrétaires médicaux et ont même créé des possibilités de travail à distance. La clé d’une transition réussie réside dans la formation et l’adaptabilité.
Les secrétaires qui peuvent intégrer efficacement ces nouvelles techniques et rester à jour dans leur formation seront celles qui s’épanouiront dans cette révolution numérique. Ainsi, au lieu d’être menacée, la profession de secrétaire médicale est plus pertinente que jamais et joue un rôle central dans les avancées technologiques du marché de l’emploi.
L’émergence de la technologie a entraîné des changements significatifs dans le rôle des secrétaires médicales. Bien que l’automatisation ait pris en charge certaines tâches, elle a aussi créé de nouvelles responsabilités et un besoin de compétences numériques améliorées.
En substance, la mise en œuvre d’une formation adéquate comme celle proposée par SBE Academy permet aux futures secrétaires du secteur médical de suivre un cursus personnalisé qui s’aligne sur les exigences évolutives de la profession.
Source : SBE ACADEMY